wansilalahi

BINUS Online Learning

Knowledge Management

Pertemuan 05

Tugas Pribadi 4

Berikan penjelasan dan sertai dengan contoh atau alasan untuk mendukung pandangan anda tentang aspek-aspek berikut :

(perhatikan untuk menjelaskan dan bukan menterjemahkan sesuai dengan isi slide)

1. Jelaskan beda dari 3 knowledge goal yang ada (Stretegic, operational, normatif)
2. Jelaskan perbedaan antara knowledge identification dan knowledge acquisition
3. Jelaskan beda dari 3 pendekatan dalam knowledge identification (Struktural, activities, behavioral)
4. Jelaskan bagaiman cara menghasilkan fitur dengan melihat dari knowledge goal dan knowledge identification
5. Apa itu knowledge map ? berikan contohnya ? Untuk tipe knowledge seperti apa (lihat pertanyaan nomor 3) yang cocok untuk knowledge map, berikan penjelasannya.

Jawaban

1.      Menurut saya perbedaan antara 3 knowledge goal yang ada (Stretegic, operational, normatif) adalah:

• Knowledge goal dengan strategic management dimana perusahaan dalam menentukan goalnya berpedoman pada hal-hal yang mempengaruhi perusahaan seperti posisinya di pasar dan persaingan. Dalam kasus ini pastilah sebuah perusahaan mempunyai visi dan misi, maka hal itu lah yang bisa dijadikan acuan. Knowledge Management yang harus dibuat harus jelas dalam jangka panjang memberi pengaruh percepatan (akselerasi) yang diharapkan dengan adanya strategic management dapat lebih spesifik pada sasaran sehingga goal pun dapat mudah tercapai dalam jangka waktu yang pendek.
• Knowledge goal Operational management dimana sasarannya lebih terlihat jelas dalam system sehingga mudah diukur dan terlihat tingkat pencapaian dalam proses sehari-hari bisa juga berpengaruh pada pasar dan persaingan tapi pada sisi operasionalnya, seperti layanan informasi ke pelanggan penyiapan knowledge operasionalnya berbeda degan knowledge center di organisasi;
• Knowledge goal Normative management dimana goal yang dihasilkan diperoleh dari factor budaya agar orang-orang terbiasa memberikan knowledge yang dimiliki kepada orang lain. Dimana dibudayakan system share knowledge antar karyawannya(shating knowledge).

2.      Menurut saya perbedaan antara knowledge identification dan knowledge acquisition adalah:

Pada Knowledge Identification, dimana mencari knowledge tentang apa yang harus diidentifikasi secara lengkap berdasarkan kebutuhan perusahaan dengan cara menganalisa atau melihat knowledge di dalam perusahaan  internalnya maupun sekitarnya (external) dengan target transparasi knowledge perusahaan yang ada. Selain ini, knowledge ini juga diidentifikasi untuk menentukan peringkat semua bagian sesuai dengan tingkat kepentingannya dalam proses selanjutnya. Dalam setiap bagian akan diajukan pertanyaan utama. Dan juga akan dipecah-pecah menjadi Sub-pertanyaan untuk mempermudah dalam menjawab pertanyaan utama. Berdasarkan pada jawaban yang diberikan untuk sub-pertanyaan, sistem akan meringkas dan memberikan jawaban yang disarankan untuk pertanyaan utama bagi pengguna. Proses ini dapat dipandang sebagai sebuah identifikasi terhadap knowledge. Oleh karena itu, pengetahuan yang diidentifikasi di sini adalah metode atau formula untuk memungkinkan sistem untuk dibuat dengan rekomendasi hasil yang diperoleh. Untuk meringkas, pengetahuan diidentifikasi untuk sistem harus tertanam dalam bentuk elektronik, di mana sebuah metode atau formula akan diterapkan untuk jawaban untuk menyimpulkan kualitas yang dihasilkan.

Knowledge Acquisition, diperoleh dari sisi luar perusahaan untuk melihat knowledge apa saja di luar perusahaan yang akan berguna. Disini kita melihat faktor knowledge dari luar yang bisa diimpor atau didapat untuk menjadi bagian dari keahlian perusahaan.

Dari referensi yang diperoleh Knowledge Acquisition Sistem pakar strategi pemecahan masalah bergantung pada pengetahuan (Luger dan Stubblefield, 1998). Pengetahuan harus didefinisikan dengan baik, model, dan diwakili untuk memungkinkan proses inferensi sukses. Proses akuisisi pengetahuan dapat dibagi menjadi empat tahap, mengadaptasi model Giarranto dan Riley (1998). Tahap ini mewakili berurutan pengetahuan rencana akuisisi, dan pada setiap tahap tugas-tugas tertentu akan dilakukan, tugas-tugas ini menjadi sebagai berikut:

1) Pengetahuan Identifikasi: Identifikasi pengetahuan yang relevan dengan sistem, dan ketersediaan.

2) Pengetahuan Sumber: Identifikasi sumber-sumber pengetahuan yang relevan. Semua sumber kemudian akan diurutkan menurut pentingnya dan ketersediaan mereka.

3) Pengetahuan pendatangan: Menentukan dan mendatangkan bagaimana pengetahuan akan diperoleh dari sumber. Metode-metode yang terlibat termasuk wawancara terstruktur, wawancara terstruktur, dan membaca dokumen.

4) Pengetahuan Modelling & Verifikasi: Classify dan mengatur pengetahuan yang dikumpulkan dari (iii) dan model pengetahuan yang sesuai dengan fungsi sistem. Selama proses, ketepatan dan kelengkapan pengetahuan akan diverifikasi.

3.      Perbedaan dari 3 pendekatan dalam knowledge identification (Struktural, activities, behavioral)

Sturktural

Merupakan suatu pendekatan yang lebih kepada visi misi suatu perusahaan. Pada tahap ini dilakukan dengan menganalisa berdasarkan knowledge structural. Knowledge structural adalah knowledge yang memangdibentuk atau lahir dari struktural organisasi, jadi disini merupakan knowledge yang biasanya hadir dalam bentuk tatanan, aturan dan standar. Contohnya sebuah kampus mempunyai visi misi giving and caring the world, itu merupaka suatu acuan untuk menentukan knowledge structural.

Aktifitas

Pada tahap ini knowledge terserbut dipandang dari sisi fungsional nya. Oleh karena itu proses aktifitas sering sekali disebut dengan knowledge fungsional. Knowledge ini sering disebut juga function knowledge karena yang digambarkan disini lebih menggambarkan fungsi orangnya. Jadi disini lebih detail ke secara aktifitas dalam mengerjakan setiap pekerjaan atau dalam

menjalankan fungsinya.

Contohnya saja kita ambil mahasiswa, didalam knowledge structural seorang mahsiswa mempunyai kewajiban untuk mendapat ilmu dan diharapkan oleh seorang mahasiswa kelak dapat mengunkan ilmunya didunia kerja sehingga lulusan dari kampus tersebut dapat diserap dengan mudah oleh industry. Sedangkan aktifitas yang dilakukan berfasarkan fungsinya seorang mahasiswa wajib untuk medapatkan mata kuliah, mengikuti ppelajaran dan mengumpulkkan tugas.

Habitual

Pada Knowledge ketiga dipandang dari sisi budaya. Organisasi biasanya memiliki budaya baik yang secara tidak disadari membangun dan membentuk pola kerja di dalam organisasi. Contohnya saja ditempat saya bekerja penampillan yang rapih pun sangat diutamakan maka didepan pintu gerbang selalu ada sebuah kaca besar. Hal ini merupakan suatu contoh knowledge Habitual.

4.            Cara menghasilkan fitur dengan melihat dari knowledge goal dan knowledge identification adalah:

Jika ingin membangun sebuah fitur atau system aplikasi yangbaru dapat dilihat knowledge goal dan knowledge identification.

1.            Langkah awal dimulai dengan menyusun knowledge goal secara normatif dan strategis. Penyusunan ini harus secara nyata menggambarkan target dan harapan dari management (biasanya top level dalam implementasi KM ini.

2.            Setelah itu selesai, baru dilihat struktur knowledge yang sudah ada di organisasi dengan cara mengidentifikasi knowledge. Dan berdasarkan itu dilakukan penyesuaian.

3.            Setelah disesuaikan baru diturunkan menjadi goal untuk karyawan dan manager. Bisa jadi ada goal yang sama diturunkan ke keduanya, dan bisa juga hanya diturunkan ke salah satunya. Goal yang sudah turun inilah yang biasanya disebut operational knowledge goal.

4.            Berdasarkan keduanya ini baru susun goal yang digabungkan. Dan sekaligus diselaraskan ulang berdasarkan feedback ini ke goal yang awal dibuat.

5.            Feedback selain ke arah goal awal, juga perlu disusun feedback melalui pengukuran skills yang ada dengan memperhatikan knowledge goal yang kurang cocok dan perlu dibuang,

====================================================

5.   Pertama-tama saya akan menjelaskan Knowledge Map berdasasrkan definisi yang berbeda dari tiga pakar:

– Denham Grey

Knowledge Map tentang membuat pengetahuan yang tersedia dalam sebuah organisasi yang transparan, dan memberikan wawasan sehingga mendapatkan kualitas yang berguna.

– Willem-Olaf Huijsen, Samuel J. Driessen, Jan WM Jacobs

Knowledge Map adalah proses di mana organisasi dapat mengidentifikasi dan mengkategorikan aset pengetahuan dalam organisasi mereka orang, proses, isi, dan teknologi. Hal ini memungkinkan suatu organisasi untuk sepenuhnya memanfaatkan keahlian penduduk yang ada dalam organisasi, serta mengidentifikasi hambatan dan kendala untuk memenuhi tujuan dan sasaran strategis. Ini adalah membangun sebuah peta jalan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan untuk membuat penggunaan terbaik dari resourses, terlepas dari sumber atau bentuk.

-W. Vestal, APQC, 2002

(American Productivity & Quality Center)

Knowledge Map menggambarkan apa yang digunakan dalam proses, dan bagaimana hal itu akan mengalir di sekitar proses. Ini adalah pengetahuan dasar untuk menentukan kesamaan, atau wilayah di mana pengetahuan yang sama digunakan di beberapa proses. Pada dasarnya, proses Knowledge Map berisi informasi tentang organisasi? Knowledge Map menggambarkan orang yang memiliki pengetahuan apa (diam-diam), di mana pengetahuan tinggal (infrastruktur), dan bagaimana pengetahuan ditransfer atau disebarluaskan (sosial).

Ref:

http://ezinearticles.com/?Knowledge-Mapping&id=9077

Dari ketiga definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Knowledge Map adalah sebuah pengalokasian (map) pengetahuan yang di susun sehingga membentuk suatu system yang strategis dan sistematis sehingga menjadi sebuah pengetahuan transparasi sehingga mudah untuk ditransfer atau disebarluaskan.

Contohnya:

–       Knowledege Map karyawan dalam sebuah perusahaan

Dimana kita dapat membuatkan sebuah Knowledge Mapnya sehingga memperumudah perusahaan dalam menentukan mana karyawan yang memiliki knowledge mana yang tidak, sehingga dapat membuat sebuah tim yang solid baik dari segi bertanya maupun menjawab sebuah tantangan yang ada dalam perusahaan.

Menurut saya pemetan knowledge map cocok dilakukan terhadap tipe knowledge activities, karena knowledge map dilakukan berdasarkan fungsi kerja didalam sebuah organisasi.

Dimana dalam membuat knowledge map ada beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya:

• Fokusnya harus ke area yang memang sangat membutuhkan knowledge secara intensif dimana fungsi kerja merupakan knowledge yang dibutuhkan secara intensif.
• Sistem perlu menerapkan sistem index baik untuk asset (knowledgenya) maupun para pemiliknya (expert orangnya)
• Disiapkan link disetiap area atau aplikasi dimana karyawan bekerja, sehingga kalau kesulitan bisa langsung terhubung dengan expert yang memang bisa membantu di organisasi.
• Diatur didalam data untuk knowledge map ini bisa terus terupdate secara desentralisasi sehingga tidak tergantung oleh pusat.
• Memetakah antara knowledge yang ada dengan para expert tersebut sesuai dengan bidang dan pemetaan pekerjaan di organisasinya.

Contohnya:

Kita tidak boleh memetakan seorang mekanik sebagai ahli di Marketing walaupun mungkin dulunya waktu kuliah itu adalah terdapat mata pelajaran marketing, dan ternyata dia kurang begitu mengusai knowledge dari sudut pandang visi, misi dari perusahaan maka akan akan sangat tidak cocok jika ditempatkan diposisi marketing.